Wat is Power Automate binnen Microsoft 365? In een korte video uitleg laat ik je zien dat Power Automate een gave tool is om veel voorkomende processen of werkstromen te automatiseren. En het mooie is dat het voor iedere Microsoft 365 Business gebruiker beschikbaar is. En je kunt zonder uitgebreide technische achtergrond slimme oplossingen programmeren.
Waar vind ik Power Automate?
Je vindt Power Automate via het menu op office.com. Je vindt hier de app Power Automate. Zie je hem niet direct? Ga dan naar Alle Apps.
Hoe werkt Power Automate?
Power Automate werkt met stromen. Een stroom heeft altijd een startpunt. Wanneer je op + Maken klikt zie je welke startpunten er mogelijk zijn:
Je kunt een stroom laten beginnen door een gebeurtenis. Bijvoorbeeld een nieuwe e-mail. Of wanneer je wordt genoemd in een Teams kanaal. Of wanneer er een bestand wordt gewijzigd in OneDrive. Of een planner taak wordt voltooid. Je vindt hier dus heel veel gebeurtenissen waaruit je kunt kiezen.
Je kunt ook kiezen een een handmatige actie. Bijvoorbeeld een knop die aangemaakt is in de smartphone app van Power Automate.
Dan kun je ook nog kiezen voor een geplande start. Bijvoorbeeld een dagelijkse of wekelijkse start.
En dan zijn er ook nog de bureaublad stromen die vanuit Power Automate Desktop worden gestart of Bedrijfsprocesstroom maar daar zijn uitgebreide abonnementen voor nodig.
Nadat je het startpunt hebt gekozen kun je deze laten opvolgen door 1 of meerdere acties. Gelukkig kun je gebruikmaken van de vele sjablonen die beschikbaar zijn.
Praktisch voorbeeld
Stel dat ik het lastig vindt om bijlages van e-mail terug te vinden. Dan kan ik er voor kiezen om een stroom te bouwen waarbij alle bijlages die ik ontvang worden opgeslagen in One Drive. Ik zoek dan binnen de sjablonen naar bijlages. Ik kies het sjabloon “Office 365-e-mailbijlagen opslaan in One Drive voor Bedrijven”
Wanneer ik de stroom open en op bewerken klik zie hoe de stroom werkt die gemaakt is. Deze start met een nieuwe e-mail in Inbox en wordt opgevolgd door de “invoer” bijlage te gebruiken een nieuw bestand te maken. Je ziet dat hier ook nog een vetraging wordt toegepast. Blijkbaar is deze nodig om nadat er een foutmelding wordt gegeven de actie nog een keer uit te voeren.
Nu worden alle bijlages in deze map geplaatst. Na een paar weken verlies ik weer het overzicht omdat deze map dan veel te vol wordt. Daarom maak ik ook een tweede stroom aan die de bijlages na weer week (of langer) weer verwijderd. Ook hiervoor een sjabloon beschikbaar. Zoek op “delete” en je vindt het sjabloon “Delete OneDrive(Business) files older than five days en send e-mail daily”
Je ziet dat hier een terugkeerpatroon wordt gebruikt die dagelijks wordt uitgevoerd. Je kiest de map met bijlages. En je opent de voorwaarde. Hier vind je de voorwaarde “tijdstip laatst geopend is ouder dan 5 dagen. Je kunt dit aanpassen naar 7 dagen. In dit template wordt de verwijdering ook nog per e-mail gemeld. Ik kan me voorstellen dan je deze stap wil verwijderen. Dat doe je door op Verwijderen te klikken.