WINMAIL.DAT bijlage voorkomen

Je ontvangt een e-mail met een WINMAIL.dat bijlage of de ontvanger van je e-mail meldt dat jouw bijlage niet geopend kan worden omdat er alleen een WINMAIL.dat bijlage staat. Dit is een vaak gehoorde klacht wanneer Outlook gebruikt wordt om e-mails te verzenden naar een ander e-mailprogramma (of smartphone). Wat is nu de oorzaak en hoe kun je dit voorkomen?

De technische achtergrond

De oorzaak van het probleem zit in MS-Tnef. TNEF of Transport Neutral Encapsulation Format is een door Microsoft ontwikkelde manier om extra informatie aan een e-mail toe te voegen. Dit kan een bijlage zijn maar ook een formulier of stemknop. Dit werkt goed binnen een organisatie waarbij iedereen Microsoft Outlook gebruikt. Maar wanneer je niet zeker weet met welke software de ontvanger een e-mail leest kan dit problemen geven. Wanneer een e-mail met bijlage in TNEF formaat door b.v. een Gmail gebruiker wordt ontvangen zie deze dit als een WINMAIL.dat bijlage.

Microsoft is wat slordig om gegaan met MS-Tnef. Het is voor een gebruiker niet helder wanneer het gebruikt wordt en hoe het uitgezet kan worden. In het algemeen kan je aannemen dat wanneer je een e-mail verstuurd in “plain-text” of “HTML” formaat wordt TNEF niet gebruikt. Bij een e-mail in RTF formaat wel. In dit artikel leg ik uit wat de snelle oplossing is en wat de definitieve oplossing is.

De snelle oplossing

Je hebt een e-mail ontvangen met een voor jou belangrijke bijlage en je kunt deze niet openen omdat er alleen WINMAIL.dat staat. Om deze snel te kunnen openen kan je er voor kiezen om een online convertor te gebruiken. Zoals winmaildat.com (https://www.winmaildat.com/). Maar doe dit niet met privacy gevoelige data. Ondanks dat er in de privacy verklaring staat dat de ontvangen bestanden na 30 minuten worden verwijderd kan je hier niet op vertrouwen. Wil je uitsluiten dat er kan worden meegekeken met de bijlage? Vraag dan de afzender de e-mail nog een keer te versturen nadat de onderstaande aanpassingen zijn gedaan.

De definitieve oplossing

Outlook kan e-mails versturen in het RTF formaat. Met deze opmaak van e-mails is het mogelijk om gekleurde, vetgedrukte tekst te gebruiken. En ook afbeeldingen en bijlagen toe te voegen.  Maar RTF is ook het formaat dat TNEF gebruikt. Het is dus verstandig om geen RTF te gebruiken omdat je geen controle hebt over de e-mailsoftware van de ontvanger. De eerste stap van de definitieve oplossing het aanpassen het het standaard formaat in HTML. Plain text kan ook maar dan is het niet mogelijk om gekleurde of vetgedrukte tekst te gebruiken.
RTF naar HTML
In de volgende stappen kun je controleren of het juiste e-mailformaat is ingesteld:

Open Bestand in Outlook

Ga naar de categorie E-Mail
Selecteer bij Bericht opstellen : Bericht in deze opmaak opstellen HTML

Scroll vervolgens naar beneden naar het onderdeel Berichtindeling.

Selecteer bij “Bij verzenden van RTF-berichten naar internetgeadresseerden: Converteer naar HTML-indeling
Bevestig de aanpassing door op OK te klikken.

Selecteer Opties

Adresboek controleren

Ondanks dat bovenstaande instellingen goed staan kan het voorkomen dat specifieke ontvangers toch een RTF e-mail blijven ontvangen en zullen melden dat bijlagen niet geopend kunnen worden. Dit komt vooral voor wanneer de ontvanger zich al in het adresboek van de verzender bevindt en er in het verleden een overstap van een oudere versie van Office naar een recente versie is geweest. In het adresboek item wordt de voorkeur voor een RTF opmaak “onthouden” zonder dat deze in de nieuwere versie is aan te passen. Voorlopig lijkt de enige oplossing dat het contact uit het adresboek wordt verwijderd en opnieuw handmatig wordt toegevoegd. Meestal betreft het maar enkele specifieke contacten. Doet het probleem zich toch voor bij een grotere groep dan is een export van het adresboek naar CSV, verwijdering van de contacten uit het adresboek en een nieuwe import van de CSV een definitieve oplossing.

Geef een reactie